Käyttäjän luonti

Käyttäjät-kohdassa M-Files Adminin dokumenttivarastossa voit liittää dokumenttivarastoon käyttäjiä, eli käyttäjälle annetaan nimi ja määritellään käyttöoikeudet. Jokainen käyttäjäkohde perustuu palvelimen käyttäjätiliin (katso Käyttäjätilien yleiskatsaus).

M-Files antaa jokaiselle käyttäjälle oman tunnisteen, joka löytyy käyttäjän ominaisuuksista M-Files Adminissa.

Käyttäjiä ei yleensä kannata poistaa varastosta, koska ne sisältävät paljon tietoa, jota saatetaan tarvita myöhemmin. Käyttäjäkohteilla on mm. käyttöliittymän asetukset, tietoja käyttäjän suosikkikohteista ja kirjauksia käyttäjään liittyvistä ilmoituksista. Et voi kumota poistoa M-Files Adminissa. Poista käyttäjä vain, jos olet täysin varma, että käyttäjätietoja ei enää tarvita. Sen sijaan voit poistaa käyttäjän käytöstä. Katso lisätietoja käytöstä poistetuista käyttäjistä paikallisen ympäristön ohjeiden kohdasta käyttäjävalinnat.

Käyttäjän luonti M-Files Cloudissa

Jos käytät M-Files Cloudia, voit luoda käyttäjän M-Files Managessa. Voit myös tuoda käyttäjiä M-Files Manageen CSV-tiedostosta. Katso lisätietoja kohdasta https://empower.m-files.com/content/manage-users#ariaid-title5.

Käyttäjän luominen M-Files Managessa:

Kirjaudu M-Files Manageen osoitteessa https://manage.m-files.com.
Valitse käyttöliittymän oikeasta yläkulmasta Luo ().
Valitse Luo käyttäjä.
Tulos:Luo käyttäjä -ikkuna avautuu.
Valitse tunnistustapa.

Huomaa: Kun luot käyttäjän Microsoft Entra ID -tunnistuksella, käyttäjätunnuksen M-Files Managessa on vastattava käyttäjän ensisijaista nimeä (UPN) käyttäjän Microsoft Entra ID -kotivuokraajassa.

Katso lisätietoja kohdasta Käyttäjätilin ominaisuudet.

Anna käyttäjän tiedot.


Asetus	Kuvaus	Esimerkkiarvo
Koko nimi	Anna käyttäjän koko nimi.	Maija Meikäläinen
Sähköpostiosoite	Anna käyttäjän sähköpostiosoite.	[email protected]
Käyttäjänimi	Kun annat sähköpostiosoitteen, käyttäjätunnus täytetään valmiiksi. Voit muuttaa sitä tarvittaessa.	maija.meikalainen
Lisenssityyppi	Kuvaukset ovat kohdassa Lisenssityyppi.	Nimetty
Varaston käyttö	Valitse varasto, johon tällä käyttäjällä on käyttöoikeus. Voit antaa käyttöoikeuden yhteen tai useampaan varastoon.

Valitse Luo.

Käyttäjän luominen paikallisissa ympäristöissä

Luodaksesi käyttäjän valittuun varastoon:

Avaa M-Files Admin.
Laajenna vasemman reunan puunäkymässä M-Files-palvelinyhteys.
Laajenna Dokumenttivarastot.
Laajenna varasto.
Valitse Käyttäjät.

Vihje: Jos luettelo sisältää suuren määrän kohteita, voit käyttää suodatustoimintoa. Suodata näkymä avaamalla Näkymä-valikko ja valitsemalla Suodatin. Syötä haluamasi teksti suodattaaksesi sisältöjä.
Valitse Uusi käyttäjä tehtäväalueella.
Tulos:Uusi käyttäjä -ikkuna avautuu.
Valitse käyttäjälle käyttäjätili Käyttäjätili-pudotusvalikosta tai luo käyttäjälle uusi käyttäjätili valitsemalla samasta pudotusvalikosta Uusi käyttäjätili.
Jos haluat lisätietoja uuden käyttäjätilin luomisesta, katso Käyttäjätilin luonti.

Tulos:Koko nimi -kenttään päivittyvät valitun käyttäjätilin täydet nimitiedot.
Valitse Varaston kieli -pudotusvalikosta käyttäjälle varaston oletuskieli luettelossa käytettävissä olevista varaston kielistä.
Katso ohjeet uuden varaston kielen lisäämiseksi kohdasta Kielten ja käännösten hallinta.

Määritä uudelle käyttäjälle ominaisuudet ja järjestelmänvalvojan oikeudet valittuun varastoon merkitsemällä asianmukaiset valintaruudut tai poistamalla niistä merkintä:

Valinta	Kuvaus
Ulkoinen käyttäjä	Käyttäjät voidaan myös jakaa ulkoisiin ja sisäisiin käyttäjiin. Käyttäjä voidaan määritellä ulkoiseksi käyttäjäksi ottamalla käyttöön Ulkoinen käyttäjä -vaihtoehto. Ulkoiset käyttäjät voivat käyttää vain niitä dokumentteja, joihin heille on erikseen myönnetty oikeus. Oletusarvoisesti ulkoinen käyttäjä ei näe mitään dokumentteja. Tällainen käyttäjä voisi olla esimerkiksi asiakas, joka halutaan päästää tarkastelemaan yrityksen dokumenttivarastossa olevia kyseiseen asiakkaaseen liittyviä dokumentteja. Ulkoinen käyttäjä ei siis oletusarvoisesti näe mitään dokumentteja. Dokumentit, jotka halutaan jakaa ulkoisen käyttäjän kanssa, tulee erikseen määritellä dokumenttikohtaisten suojausasetusten kautta. Huomaa: Kohteen suojausasetukset päivitetään asynkronisena taustatehtävänä. Kohteen suojausasetukset voidaan päivittää esimerkiksi muokattaessa nimettyä käyttöoikeusluetteloa, käyttäjää, käyttäjäryhmää tai pseudokäyttäjän arvoa (kuten projektipäällikkö). Voit seurata tehtävän etenemistä M-Files Adminissa Taustatehtävät-osiossa. Lisätietoja on kohdassa Taustatehtävien seuranta.
Käyttäjätili on poissa käytöstä	Kun tili on poissa käytöstä, käyttäjä ei voi käyttää dokumenttivarastoa. Tällöin sisäänkirjautuminen dokumenttivarastoon on estetty, mutta käyttäjän tiedot säilyvät. Tarvittaessa käyttäjätili voidaan ottaa uudelleen käyttöön helposti poistamalla merkintä tästä valintaruudusta. Työntekijän käyttäjätili saatetaan esimerkiksi haluta poistaa käytöstä loman ajaksi tietoturvan takia.
Käyttäjä ei voi luoda dokumentteja tai muita kohteita	Käyttäjä ei voi luoda dokumenttivarastoon dokumentteja tai muita kohteita, mutta voi esimerkiksi lukea niitä, jos hänellä on siihen oikeudet.
Käyttäjä ei voi luoda tai muokata perinteisiä kansioita	Käyttäjä ei voi luoda varastoon perinteisiä kansioita eikä muokata olemassa olevia perinteisiä kansioita.
Käyttäjä ei voi luoda tai muokata yksityisiä näkymiä tai ilmoitussääntöjä	Käyttäjä ei voi luoda tai muokata yksityisiä näkymiä tai yksityisiä ilmoitussääntöjä. Yksityiset näkymät ja ilmoitussäännöt näkyvät vain käyttäjälle, joka on luonut ne. Sen sijaan yhteiset näkymät ja ilmoitussäännöt näkyvät kaikille varaston käyttäjille.
Täysi dokumenttivaraston hallintaoikeus	Tämän ominaisuuden myötä käyttäjä saa käyttöönsä kaikki dokumenttivaraston hallintaoikeudet.
Lukuoikeus kaikkeen varaston sisältöön (myös poistetut kohteet)	Riippumatta dokumentille tai kohteelle määritellystä suojauksesta tämän oikeuden haltija näkee ja voi lukea kaikkia kohteita – poistetuksi merkityt mukaan lukien.
Näkee poistetut kohteet ja voi kumota poiston	Käyttäjällä on oikeus nähdä ja palauttaa poistetuiksi merkittyjä dokumentteja sekä muita kohteita.
Kohteiden tuhoaminen	Käyttäjällä on oikeus tuhota dokumentteja ja muita kohteita lopullisesti.
Pakotettu muokkauksen peruminen	Tämän oikeuden käyttäjä voi perua toisen käyttäjän muokkausvarauksen. Jos muiden pitäisi esimerkiksi päästä muokkaamaan dokumenttia, jonka käyttäjä on unohtanut palauttaa muokkauksesta, varattu dokumentti voidaan ottaa tällä oikeudella käyttöön. Tällöin muokkausvarauksen aikana dokumenttiin tehdyt muutokset eivät tallennu palvelimelle.
Kaikkien kohteiden suojausasetusten muuttaminen	Käyttäjällä on oikeus muuttaa niiden kohteiden suojausasetuksia, jotka hänellä on oikeus nähdä. Voit muokata kohteen käyttöoikeuksia eli esimerkiksi poistaa muilta käyttäjiltä kirjoitusoikeuden dokumenttiin. Huomaa: Tämä oikeus sallii käyttäjän hankkia muokkausoikeudet dokumentteihin, joita hän normaalisti pystyisi vain lukemaan.
Metatietojen rakenteen muuttaminen	Käyttäjällä on oikeus muokata dokumenttivaraston metatietoja, kuten lisätä uusia dokumenttiluokkia tai arvolistoja. Jos esimerkiksi haluat muuttaa Lasku-dokumenttiluokkaa siten, että jokaiseen laskuun täytyy täyttää myös Projekti-ominaisuuden kenttä, voit tehdä muutoksen tällä oikeudella. Tämän oikeuden puuttuminen ei estä käyttäjää lisäämästä yksittäisiin kohteisiin uusia metatietokenttiä metatietokortin avulla. Huomaa: Tämän käyttöluvan avulla käyttäjät voivat tarkastella metatietorakenteen arvoja ja muita varaston tietoja, joiden tarkasteluun heillä ei muuten olisi oikeutta, kuten arvolistoja, kohdetyyppejä ja nimettyjä käyttöoikeusluetteloita.
Työnkulkujen hallinta	Tällä oikeudella käyttäjä voi luoda, muokata ja poistaa työnkulkuja M-Files Adminissa.
Käyttäjätilien hallinta	Käyttäjällä on oikeus hallita käyttäjätilejä valitussa dokumenttivarastossa. Tällä oikeudella voit esimerkiksi lisätä tai poistaa käyttäjiä dokumenttivarastosta.
Yhteisten näkymien ja ilmoitussääntöjen hallintaoikeus	Tällä oikeudella voit luoda näkymän, joka näkyy kaikille varaston käyttäjille. Voit myös määrittää yhteisiä ilmoitussääntöjä. Voit luoda yhteisiä näkymiä ja ilmoitussääntöjä perinteisessä M-Files Desktopissa. Huomaa: Katso lisätietoja yhteisistä näkymistä kohdasta Näkymien käyttö. Yhteisistä ilmoitussäännöistä on lisätietoja kohdassa Ilmoitusasetusten muokkaaminen perinteisessä M-Files Desktopissa.

Valinnainen: Suojausasetukset-välilehdellä voit määrittää käyttäjät tai käyttäjäryhmät, jotka voivat nähdä tämän käyttäjän.
Järjestelmänvalvoja ja käyttäjät, joilla on täysi hallintaoikeus kyseiseen dokumenttivarastoon, näkevät aina kaikki käyttäjät.
1. Valitse Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listasta käyttäjä tai käyttäjäryhmä, jolle haluat määrittää oikeudet nähdä tämä käyttäjä.
  Jos haluttu käyttäjä tai käyttäjäryhmä ei ole listassa, lisää käyttäjä tai käyttäjäryhmä Käyttäjät ja käyttäjäryhmät -listaan valitsemalla Lisää.
2. Voit muokata valitun käyttäjän suojausasetuksia merkitsemällä joko Salli- tai Estä-valintaruudun.
Kun olet valmis, valitse OK.

Uusi käyttäjä on luotu, ja se näkyy Käyttäjät-listassa. Uusi käyttäjä voi nyt käyttää valittua dokumenttivarastoa määrittämilläsi oikeuksilla.

Huomaa: Voit myös tuoda toimialueen käyttäjiä M-Filesiin. Katso ohjeet kohdasta Käyttäjien tuominen M-Files Adminiin.