M-Files Ainon käyttö
M-Files Aino on tekoälyavustaja, joka luo yhteenvedon dokumentista ja etsii vastauksia dokumentin sisällöstä. Voit avata tai sulkea keskustelun M-Files Aino-avustajan kanssa valitsemallaAino-välilehden. Voit myös muuttaa keskustelualueen kokoa vetämällä sen vasenta reunaa.
M-Files Aino käsittelee dokumentteja, jotka sisältävät tekstiä. M-Files Aino ei käsittele kuvia, äänitiedostoja tai videoita. Skannatut dokumentit täytyy muuntaa hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi optisella tekstintunnistuksella (OCR), ennen kuin M-Files Aino osaa käsitellä niitä. M-Files Aino käyttää vain varastosta löytyviä tietoja. Se ei käytä ulkoisia tietolähteitä tai internet-lähteitä.
M-Files Aino ei käytä dokumenttejasi, niihin liittyviä metatietoja tai kysymyksiä M-Files Aino-koulutukseen. M-Files voi käyttää varaston sisältöä ja M-Files Aino-keskusteluja vain M-Files Aino-ohjelman toiminnan parantamiseen organisaatiossasi.
M-Files Ainon tuetut tiedostomuodot sisältävät, mutta eivät rajoitu näihin:
- Microsoft Word -tiedostot (docx, docm, dotx, dotm, doc, dot)
- Microsoft Excel -tiedostot (xlsx, xlsm, xltx, xltm, xlsb, xls, xlt)
- Microsoft PowerPoint -tiedostot (pptx, pptm, ppsx, ppsm, potx, potm, ppt, pps, pot)
- PDF-tiedostot
Jos järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön M-Files-metatietoagentti – multimodaalinen -toiminnon, M-Files Aino voi myös analysoida visuaalista sisältöä, kuten skannattuja sivuja, käsinkirjoitusta ja kaavioita.
M-Files-metatietoagentti – multimodaalinen -toiminto tukee seuraavia tiedostomuotoja:
- docx, doc
- jpeg, png, gif (ei animoitu)
Yhteenvedon luominen dokumentista
Jos haluat luoda yhteenvedon yksittäisestä dokumentista, valitse se listausalueelta ja valitse Aino-välilehdessä Luo dokumentista yhteenveto. Valitsemalla Lisää yksityiskohtia tai Tiivistä saat näkyviin laajan tai suppean yhteenvedon.
Kysymysten kysyminen
M-Files Ainon avulla voit etsiä vastauksia yksittäisestä dokumentista, nykyisestä sijainnistasi (esimerkiksi näkymä) tai koko varastosta. Voit esittää kysymyksen sisällöstä kirjoittamalla kysymyksesi Aino-välilehden Kysy mitä tahansa -kenttään ja valitsemalla Kysy tai painamalla Enter.
Jos olet valinnut yksittäisen dokumentin, M-Files Aino etsii vastauksia vain siitä. Jos valitset esimerkiksi näkymän nimen tai avaat näkymän, M-Files Aino etsii vastauksia sen sisällöstä. Jos M-Files Aino ei löydä vastauksia näistä vaihtoehdoista, ota käyttöön Hae vastauksia -valinta, jolloin M-Files Aino etsii vastauksia koko varastosta.
M-Files Aino ottaa vastauksissa huomioon sinulle määritetyt varaston suojausasetukset. Tämä tarkoittaa, että M-Files Aino ei sisällytä vastaukseen sellaista sisältöä, johon sinulla ei ole tarvittavia oikeuksia. M-Files Aino näyttää vastauksen lähdedokumentit vastauksen alapuolella.
Järjestelmänvalvojasi voi määrittää, että osa sisällöstä jätetään pois M-Files Ainon vastauksista. Tämä tarkoittaa, että kaikkia dokumentteja ei oteta huomioon, kun M-Files Aino etsii vastausta useista dokumenteista. Kun tämä ominaisuus on käytössä, näet Aino-välilehdellä viestin ja järjestelmänvalvojasi lisäämän selityksen. Voit kuitenkin valita yksittäisen dokumentin ja kysyä sitä koskevia kysymyksiä M-Files Ainolta, vaikka dokumentti jäisi pois varaston laajuisesta hausta.
Vastausten tallentaminen
Voit tallentaa M-Files Ainon vastaukset leikepöydälle tai dokumentin metatietoihin. Kopioi yhteenveto tai vastaus leikepöydälle valitsemalla Kopioi leikepöydälle. Tallenna yhteenveto tai vastaus metatiedoksi valitsemalla Tallenna metatietona. Käytä M-Filesin ehdottamaa metatieto-ominaisuutta tai valitse ominaisuus, johon haluat tallentaa vastauksen.
Keskusteluhistoria
M-Files Aino tallentaa automaattisesti kaikki keskustelusi keskusteluhistoriaan. Vain sinä näet keskusteluhistorian. Saat keskusteluhistorian näkyviin valitsemalla kellokuvakkeen (
) Aino-välilehden yläreunasta. Keskusteluhistoriassa voit jatkaa vanhoja keskusteluja tai poistaa niitä.
- Voit jatkaa keskustelua valitsemalla sen.
- Voit poistaa keskustelun valitsemalla roskakorin kuvakkeen (
). Vahvista poisto valitsemalla Poista.
Palautteen antaminen
Voit antaa palautetta M-Files Ainon parantamiseksi. Jos vastaus oli mielestäsi hyödyllinen, valitse peukalo ylös -kuvake (
). Jos vastaukset ovat mielestäsi epätyydyttäviä tai virheellisiä, valitse peukalo alas -kuvake (
), kirjoita palaute ja valitse Lähetä. Palaute annetaan nimettömänä, eikä sinuun oteta yhteyttä.
Rajoitukset and käyttäjäkohtainen kiintiö
M-Files Ainolla on seuraavat rajoitukset:
- M-Files Aino ei pysty analysoimaan erittäin suuria dokumentteja (noin 100 sivua tai enemmän).
- M-Files Aino saattaa joskus antaa väärää tai puutteellista tietoa.
- M-Files Aino on koulutettu kieltäytymään epäsopivista pyynnöistä.
Jokaisella SaaS-tilauksella on yhteinen kiintiö siitä, paljonko M-Files Aino voi käsitellä sisältöä kuukaudessa. Kiintiö jaetaan kaikille SaaS-tilauksen käyttäjille. Dokumentin kieli, tekstin monimutkaisuus ja muotoilun yksityiskohdat vaikuttavat kiintiöön.
M-Files kertoo, kun kiintiöstä on käytetty 90 %. Jos kiintiö käytetään kokonaan, M-Files Aino on tilapäisesti pois käytöstä. Kun riittävästi aikaa on kulunut, kuukausikiintiö uusitaan ja M-Files Aino palaa toimintaan.
Lisätietoja näistä rajoituksista löydät M-Files-sivuston alustatasojen esittelysivulta.
Järjestelmänvalvojan tuki
Lisää teknisiä tietoja löytyy seuraavista asiakirjoista: