Définir des autorisations, supprimer et marquer pour archivage

À la suite d'une transition d'étape, de nouvelles autorisations peuvent être spécifiées et l'objet peut être supprimé ou archivé, ou les deux. Vous pouvez sélectionner plusieurs options de l’onglet Actions simultanément.

Appliquer des autorisations

Ne pas utiliser d'autorisations automatiques

Si vous sélectionnez cette option, l'objet contourne les autorisations automatiques qui lui seraient normalement applicables. Utilisez la fonction Définir les autorisations pour modifier les autorisations effectives pour la version de l’objet.

Ignorez les autorisations de la dernière version enregistrée pour cette version

Les autorisations des objets dans M-Files sont spécifiques à la version et ce paramètre modifie la façon par défaut dont M-Files vérifie les autorisations pour les versions antérieures. Cela peut rendre l’accès aux versions historiques moins restrictif.

Lorsque ce paramètre n’est pas activé, M-Files évalue les autorisations de la façon suivante :

Pour accéder à la version d'objet la plus récente, vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture à celle-ci.
Pour accéder à une version historique (une version antérieure), vous devez disposer au minimum d'un accès en lecture à cette version spécifique ainsi qu'à la version la plus récente.

Si ce paramètre est activé, M-Files ignore les autorisations de la dernière version publiée. M-Files accorde ainsi aux utilisateurs un accès aux versions antérieures de l'objet pour lesquelles ils disposent au minimum d'un accès en lecture. Les paramètres d’autorisation de la dernière version ne modifient plus cet accès. Les utilisateurs qui n’ont pas accès aux versions ultérieures de l’objet continuent à voir les versions antérieures auxquelles ils ont toujours accès.

Remarque : Les modifications apportées à ce paramètre n’affectent les objets que lorsqu’ils atteignent l'étape. Les objets qui se trouvent déjà à cette étape conservent le comportement qu’ils avaient lorsqu'ils l'ont atteinte. Si vous créez une nouvelle version de l’objet alors qu'il reste à la même étape, le nouveau paramètre ne s'applique pas. Par exemple : Si le paramètre était activé et que les utilisateurs avaient un accès plus large aux versions historiques, l’objet doit quitter l'étape puis y revenir pour reprendre le comportement par défaut. Dans le M-Files Desktop classique, vous pouvez également modifier ce paramètre pour des versions d’objet individuelles dans la boîte de dialogue Autorisations, disponible dans la boîte de dialogue Historique de l’objet.

Exemple

Supposons que le workflow d'une SOP ait les étapes Brouillon, En attente d'approbation et Approuvé. Les trois états ont tous des autorisations différentes. Seul l’utilisateur qui a créé le document a accès au brouillon, En attente d’approbation donne également l'accès au réviseur, et tous les utilisateurs ont accès au document approuvé.

Le document en est actuellement à sa version 3 et à l'étape Approuvé. Cela signifie qu'il est accessible à tous les utilisateurs. Quelqu’un repasse le document à l’étape Brouillon pour y apporter des modifications. Cela entraîne la modification des autorisations de la dernière version afin que seul le créateur du document puisse le voir dans sa version 4 actuelle.

Si le paramètre Ignorer les autorisations de la dernière version publiée pour cette version est activé pour l'étape Approuvé, tous les utilisateurs continueront à avoir accès à la version 3 du document, mais pas à la version la plus récente (version 4). Si le paramètre est désactivé (comportement par défaut), seul le créateur du document pourra voir la version 3 du document.

Si le paramètre est activé à l'étape Approuvé et que le document passe ultérieurement à l’étape En attente d’approbation où le paramètre n’est pas activé, la plupart des utilisateurs n’auront plus accès à l’objet et à ses versions historiques. Seuls le créateur et le réviseur du document y auront toujours accès. Par ailleurs, tous les utilisateurs pourront toujours voir la version 3 qui a été créée à l'étape Approuvé lorsque le paramètre était activé. Si le document passe par ce workflow plusieurs fois, tous les utilisateurs pourront voir les versions créées à l'étape Approuvé car le paramètre est activé à cette étape, quelle que soit l’étape actuelle du document.

Remarque : Même si le paramètre Ignorer les autorisations de la dernière version publiée pour cette version est activé, le document ne sera pas visible dans les recherches et les vues si l’option Prendre en compte toutes les versions est désactivée.