Sähköposti- ja push-ilmoitusten hallinta

Kun järjestelmänvalvoja on ottanut käyttöön sähköposti- ja mobiili-push-ilmoitukset varastossa, voit hallita, mitä ilmoituksia haluat vastaanottaa.

Järjestelmänvalvojan tuki

Ohjeet näiden ominaisuuksien ottamiseen käyttöön varastossa:

Sähköposti- ja mobiili-ilmoitusten kytkeminen päälle tai pois päältä

Sähköposti- ja push-ilmoitusten vastaanottamisen asettaminen:

  1. Avaa käyttäjävalikko sovelluksen oikeasta yläkulmasta.
  2. Valitse Asetukset > Ilmoitusasetukset.
  3. Voit kytkeä sähköposti- ja push-ilmoitukset päälle tai pois valitsemalla Vastaanota sähköposti- ja push-ilmoituksia.
    Järjestelmänvalvoja voi asettaa tietyt ilmoitusviestit lähetettäviksi kaikille käyttäjille. Tällöin voit saada ilmoitusviestejä, esimerkiksi tehtävänannoista, vaikka olisit poistanut ilmoitusviestit käytöstä.

Ilmoitussääntöjen lisääminen

Ilmoitussäännön lisääminen:

  1. Avaa käyttäjävalikko sovelluksen oikeasta yläkulmasta.
  2. Valitse Asetukset > Ilmoitusasetukset.
  3. Valitse Lisää.
    Tulos:Ilmoitussäännön ominaisuudet ‑valintaikkuna avautuu.
  4. Anna säännölle kuvaava nimi kohdassa Nimi.
  5. Valinnainen: Jos sinulla on tarvittavat käyttöoikeudet, muuta sääntö yhteiseksi säännöksi.
    Yksityisillä säännöillä määritetyt ilmoitukset lähetetään vain sinulle. Yhteisellä säännöllä voit määrittää ilmoituksia, jotka lähetetään kaikille tai tietyille varaston käyttäjille. Tästä on hyötyä, kun haluat lähettää saman ilmoituksen useille käyttäjille.
  6. Valitse kohdassa Milloin ilmoitus luodaan ajankohta, jona M-Files luo ilmoituksen:
    ValintaKuvaus
    Kun valittu tapahtuma ilmenee

    Tällöin M-Files luo ilmoituksen, kun valitut tapahtumat ilmenevät.

    1. Valitse Tapahtumat-kohdassa tapahtumat, joiden ilmetessä M-Files luo ilmoituksen.
    2. Lisäämällä suodattimen voit määrittää säännön vain tietylle varaston sisällölle. Esimerkiksi vain laskut tai projektisuunnitelmat.
    3. Toimitus-asetuksissa voit määrittää M-Filesin lähettämään erillisen ilmoituksen kustakin tapahtumasta tai yhteenvedon tapahtumista kerran päivässä.
    4. Jos et halua saada ilmoituksia itse aiheuttamistasi tapahtumista, valitse Älä näytä minun aiheuttamieni tapahtumien ilmoituksia.
    Kun kohde vastaa suodattimen ehtoja

    Tällöin M-Files luo ilmoituksen, kun Suodatin-osiossa asetettu suodatin vastaa varaston sisältöä.

    1. Vaihtoehdon nimen vierestä voit asettaa M-Files luomaan ilmoituksen vastaavista kohteista vain kerran tai toistuvasti.
    2. Kohdassa Suodatin, valitse Lisää suodatin ja määritä ehdot, jotka varaston sisällön on täytettävä, jotta M-Files luo ilmoituksen.
    3. Valitse Toimitus-asetuksissa viikonpäivät, joina M-Files lähettää ilmoitukset.
    4. Jos et halua saada ilmoituksia itse aiheuttamistasi tapahtumista, valitse Älä näytä minun aiheuttamieni tapahtumien ilmoituksia.
  7. Valitse Tallenna.

Ilmoitussääntöjen muokkaaminen ja poistaminen

Ilmoitussäännön muokkaaminen tai poistaminen:

  1. Avaa käyttäjävalikko sovelluksen oikeasta yläkulmasta.
  2. Valitse Asetukset > Ilmoitusasetukset.
  3. Valitse sääntö Ilmoitussäännöt-listasta.
  4. Valitse Muokkaa tai Poista.
  5. Tee yksi näistä vaiheista:
    ValintaKuvaus
    Kun valitsit Muokkaa: Tee muutokset Ilmoitussääntöjen ominaisuudet ‑valintaikkunassa ja valitse Tallenna.
    Kun valitsit Poista: Valitse vahvistusikkunassa Kyllä.

Esimerkiksi: Päivittäiset ilmoitukset uusille tilauksille

Tässä esimerkissä näytetään, miten voit määrittää M-Filesin lähettämään päivittäisen yhteenvedon kaikista uusista tilauksista. Tässä esimerkissä varasto sisältää luokan Tilaus.

  1. Avaa käyttäjävalikko sovelluksen oikeasta yläkulmasta.
  2. Valitse Asetukset > Ilmoitusasetukset.
  3. Valitse Lisää.
  4. Anna säännölle nimi kohdassa Nimi. Esimerkiksi Uudet tilaukset.
  5. Valitse kohdassa Milloin ilmoitus luodaan vaihtoehto Kun valittu tapahtuma ilmenee.
  6. Valitse Tapahtumat-kohdasta Uusi dokumentti tai muu kohde.
  7. Valitse Lisää suodatin.
  8. Kirjoita tekstikenttään Luokka, valitse operaattoriksi = ja arvoksi Tilaus.
  9. Valitse Käytä.
  10. Valitse Lähetys-kohdassa Lähetä koosteviesti kerran päivässä.
  11. Valitse Tallenna.
M-Files lähettää sinulle tästä lähtien yhteenvedon uusista tilauksista päivittäin.