Gérer les onglets de l’espace de travail
Les onglets vous aident à organiser le contenu dans un espace de travail. Voici une liste des actions que vous pouvez effectuer :
- Ajoutez des onglets pour afficher uniquement les informations dont vous avez besoin.
- Utilisez les filtres et le paramètre Angle d'affichage pour indiquer ce que l’onglet affiche. Par exemple, les documents ayant un certain statut ou les tâches à partir d’une certaine période.
- Gérez les onglets existants en les modifiant, en les masquant ou en les supprimant selon vos besoins.
- Ajoutez des dossiers pour utiliser une méthode de regroupement de contenu familière et basée sur les dossiers.
Il existe deux types d’onglets : personnel et commun.
- Les onglets personnels sont des onglets que vous seul pouvez voir.
- Les onglets communs, ou partagés, sont des onglets visibles par tous les utilisateurs du coffre. Pour gérer des onglets communs, vous devez être un administrateur système ou disposer de l’un des droits d’administration suivants dans le coffre : Contrôle total du coffre ou Gérer les vues partagées et les règles de notification.
Ajout d'onglets
- Ouvrez un espace de travail. Dans n’importe quelle vue, y compris les vues d’objets principales, effectuez l'une des actions suivantes pour ouvrir un espace de travail :
- Sélectionnez un objet dans la zone de liste, puis sélectionnez Ouvrir l'espace de travail (
) dans la barre des tâches. - Double-cliquez sur un objet non-document dans une vue de liste.
- Ouvrez le menu contextuel d'un objet et sélectionnez Ouvrir l'espace de travail ().
- Sélectionnez un objet dans la zone de liste, puis sélectionnez Ouvrir l'espace de travail (
- Sélectionnez Ajouter un onglet au milieu d’un espace de travail vide.
- Sélectionnez un type d’objet dans la liste.
Le type d'objet est ajouté sous forme d'onglet à votre espace de travail.
- Ouvrez un espace de travail.
- Ouvrez le menu de gestion des onglets (
) à l'extrémité de la barre d’onglets et sélectionnez Ajouter un onglet. - Sélectionnez un type d’objet dans la liste.
Le type d'objet est ajouté sous forme d'onglet à votre espace de travail.
- Facultatif : Ajoutez des filtres à l’onglet.
- Sélectionnez Enregistrer.
Ajout de filtres aux onglets
- Sélectionnez un onglet.
- Ouvrez le menu de l'onglet ().
- Dans Afficher les filtres, sélectionnez Ajouter un filtre.
- Spécifiez les conditions du filtre. Par exemple, le type de document est mémo.
Utilisation du paramètre Angle d'affichage
M-Files sait quel est le lien existant entre l'objet d'espace de travail sélectionné et les résultats affichés dans la zone de liste. Avec ce paramètre, vous pouvez configurer M-Files pour qu'il affiche les résultats sous deux angles différents :
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Vers l’objet d’espace de travail |
L'onglet affiche alors les objets qui mentionnent l’objet d’espace de travail dans leurs métadonnées. Par exemple, les nombreux objets Contact (éléments répertoriés) qui font référence au même Client (objet d’espace de travail). |
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Depuis l'objet d’espace de travail |
L'onglet affiche alors les objets qui sont mentionnés dans les métadonnées de l’objet d’espace de travail. Par exemple, Client (l'objet d'espace de travail) fait référence à de nombreux objets Contact (éléments répertoriés). |
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Masquage et affichage des onglets
Vous pouvez masquer les onglets que vous n’utilisez pas souvent. Vous trouverez les onglets masqués dans le menu de gestion des onglets ().
- Sélectionnez un onglet.
- Ouvrez le menu de l'onglet ().
- Sélectionnez Masquer.
L’onglet est déplacé dans la section Vos onglets masqués du menu de gestion des onglets (
).
- Ouvrez le menu de gestion des onglets () à l'extrémité de la barre d’onglets.
- Dans Vos onglets masqués, sélectionnez l’onglet que vous souhaitez afficher.
L’onglet s’affiche dans la barre d’onglets.
Renommer les onglets
- Sélectionnez un onglet.
- Ouvrez le menu de l'onglet ().
- Sélectionnez Renommer.
- Saisissez le nouveau nom de l’onglet et appuyez sur Entrée.
Suppression d'onglets
- Sélectionnez un onglet.
- Ouvrez le menu de l'onglet ().
- Sélectionnez Supprimer.
Utiliser des dossiers dans les espaces de travail
M-Files organise le contenu en se basant sur les métadonnées plutôt que sur des dossiers. Si votre équipe préfère une structure basée sur les dossiers, vous pouvez créer des dossiers dans un espace de travail pour regrouper le contenu dans une hiérarchie familière.
Si vous ne pouvez pas voir les dossiers comme décrit ici, cela est généralement dû à l’une des raisons suivantes :
- Votre administrateur n’a pas encore activé les dossiers de l’espace de travail. Voir Aide à l'administration pour les dossiers de l’espace de travail.
- L’onglet n’est pas un onglet commun avec l'angle d'affichage Vers l’objet espace de travail. Les dossiers ne peuvent être créés que dans les onglets utilisant ces paramètres.
Les dossiers de l’espace de travail sont partagés. Tous les utilisateurs ayant accès à l’espace de travail voient la même structure de dossiers.
Créer un dossier
- Ouvrez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez ajouter le dossier.
- Sélectionnez .
- Saisissez un nom pour le dossier.
Pour créer un sous-dossier, ouvrez le dossier et créez-en un nouveau à l’intérieur.
Déplacer le contenu et les dossiers
Vous pouvez utiliser la commande glisser-déposer pour réorganiser le contenu :
- Pour déplacer un document ou un dossier vers un dossier, faites-le glisser vers le dossier de destination.
- Pour déplacer un document ou un dossier vers un dossier parent, faites-le glisser sur le chemin de navigation :
Vous pouvez sélectionner plusieurs documents et les déplacer simultanément.
Supprimer un dossier
Ouvrez le menu contextuel du dossier et sélectionnez Supprimer.
Aide à l'administration pour les dossiers de l’espace de travail
La visibilité des dossiers de l’espace de travail est contrôlée dans les paramètres avancés du coffre. Le paramètre par défaut est Do Not Show Folders. Pour activer les dossiers de l’espace de travail pour les utilisateurs, modifiez le paramètre en No Hiding dans .