Enregistrement dans M-Files

Vidéo : How to Save Information in M-Files

Pour enregistrer des fichiers existants dans M-Files :

  1. Faites glisser et déposez un fichier de votre ordinateur dans la zone de liste dans M-Files :
    • Pour créer un document, déposez le fichier dans une zone vide ou dans la zone avec les en-têtes de colonne.
      ou
    • Pour remplacer un document ou un fichier, déposez le fichier sur un document mono-fichier ou un fichier sur un document multi-fichier.
      ou
    • Pour ajouter un fichier à un document multi-fichier, déposez le fichier sur un document multi-fichier.
  2. Si vous avez commencé à créer un document, saisissez les métadonnées dans la fiche de métadonnées puis cliquez sur Créer.

Détection de contenus de fichier en double

Si vous essayez d'enregistrer un fichier qui existe déjà dans le coffre, M-Files vous l'indique. M-Files affiche les documents en double pour lesquels vous disposez d' de visualisation.

M-Files compare le contenu du fichier du document. Un document n’existe en double que si le fichier est exactement le même (par exemple, une copie directe). Les documents ayant le même contenu visible mais qui ont été créés séparément peuvent différer légèrement et ne sont pas détectés en tant que documents en double. Les documents en double peuvent avoir des métadonnées différentes, telles que le nom, l’historique des versions, les autorisations et le workflow.

Le contenu des fichiers en double est affiché dans les endroits suivants :

  • Zone de liste : Développez l’objet pour voir les documents en double. Ils sont affichés sous le nœud Documents avec contenu en double.
  • Lorsque vous ajoutez un nouveau contenu au coffre : Si des documents en double sont trouvés, M-Files affiche la boîte de dialogue Contenu de fichier en double. Sélectionnez Ne pas créer ou Créer quand même.

Si vous enregistrez de nombreux fichiers, activez l'option Appliquer cette action aux prochains documents dupliqués pour utiliser la même sélection pour tous les documents dupliqués que M-Files trouve pendant l'opération. Cette option n'est pas disponible avec la fonction Enregistrer sous.

Remarque : Dans certains cas, M-Files ne détecte pas les fichiers dont le contenu visible est identique comme des documents en double. Cela est courant avec les fichiers Microsoft Office (tels que Word, Excel et PowerPoint), car l’ouverture ou l’enregistrement d’un fichier peut modifier sa structure interne même si son contenu semble identique.